お仕事として「報告書」等を作成しなければいけない立場の方にひとことアドバイス！「PDFで書き出しましょう」

役所の方や公的機関の補助等を受けていらっしゃっていて、お仕事として「報告書」等を作成しなければいけない立場の方にひとことアドバイス！
データは作ったものの、自分たちのプリンターではうまく出力できているのに印刷会社へデータを渡すといろいろと注文をつけられてしまって、正直困った〜なんてご経験はありませんか？あるでしょう！・・・はい、そこの方！やっぱりありましたね〜！

一般にパソコンと言えばウィンドウズですよね。また、あなたの職場にあるパソコンにはそのウィンドウズが入っているパソコンで、そのパソコンで報告書ように作る際はその中にインストールされている「オフィス」系のワード的なソフトだったり、ず〜っと以前から使ってきている「○太郎」的なソフトだったりします。ここまでは、普通の流れです。順調です。

しかし、このソフトで作成されたデータが一旦印刷屋さんに渡ると一変、「使いにくいソフト」の代名詞になっちゃいます。

ウィンドウズというパソコン環境は、「どこででも誰でも使える」というのが第一達成目標ですから当然いろんな環境に適応するためにフレキシブルな作りとなっているんですね。例えば、フォント。書体とも言いますが、最初から入っている基本的な書体以外にパソコン製作メーカーごとに「差別化」が行われており、書体の種類や数がだいぶ違ってきているのが普通です。書体がパソコン毎に違ってくると何が問題か？そーとー問題ですが、いわゆる「文字化け」という現象が起きます。最新版ではその警告が出る場合もありますが、警告が出ても書体がそもそもなければ対応することが不可能となります。
又、OSであるウィンドウズのバージョン。このバージョンアップに伴って、オフィス系のソフトもバージョンアップします。ここで困るのがバージョンアップする度に保存形式が変更になったりする部分があり、そこに互換性がなかったりする場合が多いということです。分かりやすく言うと、以前のバージョンでは均等処理が設定されていたが新しいバージョンでは何の警告も出ずにその処理が解除されていたりします。これは量が多いと気づく事は事情に困難な仕業です。

つまり、書体とバージョン違いというだけで、まともな出力作業に移れない。仮にそこは何とかしましょう！と言っても莫大な時間が必要となってくるので別途経費がかかるのが当然です。

では、それらに対処するためにどうしたらいいのか？

「PDF」化という魔法を使ってください。

それだけで、おおよその問題が解決致します。「書き出し」作業で「PDF」を選べばいいだけです。
そこにたどり着いてしまえば、大でをふって印刷屋さんにデータを受け渡しできます。業者によってはそれだけで5％おまけしてくれるところもあったりします。

こういう知識をしっているだけで、良好な関係を印刷会社と保つこともできるし、納期も短縮、もしかすると経費も圧縮出来るかもしれません。





最後に一つコツをお伝えするとすれば、受け取る印刷会社側にこういう知識を持っていない営業もいる、ということを頭に入れておくことです。印刷会社の社員みんながみんなデジタルな部分に強いというのは幻想です、当然そうじゃない方もいるのでそういう方には上記のような質問はやめて発注自体も別の会社を選びましょう。その方が得策です。



【今回の感想】

だからって
うちを使ってと　言えないっす　（そこまで厚くないはずよ僕の顔は）






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